El registro diario de jornada, en el punto mira de los tribunales

«La empresa está obligada a registrar diariamente la jornada de trabajo de todas las personas trabajadoras»

La obligación de “fichar” (registrar diariamente la jornada de todas las personas trabajadoras) ha desembocado en numerosas sentencias en los tribunales. Por un lado, por el incumplimiento de las empresas (no hacer el registro o aportar datos falseados; impago de horas de extras…) y, por otro, por incumplimiento de las personas trabajadoras (descuento en nómina de los retrasos, despidos en teletrabajo por incumplimiento de jornada…).

Lo primero: ¿Cuál es la obligación de las empresas?

Al margen de que hay que consultar el convenio colectivo de aplicación por si dispone algo al respecto del registro de jornada, la empresa está obligada a registrar diariamente la jornada de trabajo de todas las personas trabajadoras. Ese registro, según establece expresamente la normativa, debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado.

Además, la empresa deberá conservar los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La Inspección de Trabajo (Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección en materia de registro de jornada) ha dejado claro que el registro debe ser diario, no siendo aceptable la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.

A esto se suma que el registro de jornada tiene que cumplir los requisitos de “fiabilidad” y “objetividad” conforme a la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) de 14 de mayo de 2019, C-55/2018, de la que se ha pronunciado expresamente el Tribunal Supremo sobre el alcance de dichos requisitos.

Y finalmente, hay que tener en cuenta que el registro diario de jornada es una pieza fundamental a la hora, por ejemplo, de analizar otras cuestiones o derechos laborales como por ejemplo el derecho a la desconexión digital, la reclamación de horas extras, el descanso diario y el descanso entre jornadas.

Del TJUE al TS: los tres requisitos que hay que cumplir

Más allá del caso concreto enjuiciado (se desestima la demanda del sindicato), esta sentencia del Tribunal Supremo es especialmente interesante porque en ella el TS se pronuncia expresamente sobre los requisitos fijados por el TJUE para entender que el registro de jornada es válido (STS de 18 de enero de 2023).

Realiza un repaso el Tribunal Supremo por los tres requisitos que, conforme al TJUE, deben cumplir los sistemas de registro de jornada:

objetivo
fiable y
accesible.

Deja claro el TS, y éste es el dato fundamental de la sentencia, que la consecuencia jurídica, aunque no lo mencione específicamente el art. 39.4 ET, no puede ser otra que la de entender que cualquier sistema de registro de jornada -ya sea pactado o adoptado por la empresa-, deberá cumplir necesariamente con todos y cada uno de esos tres requisitos, debiendo declararse en caso contrario su ilegalidad.

En el caso concreto enjuiciado, razona el TS que se cumplen los requisitos puesto que (además de quedar acreditada la accesibilidad y fiabilidad del sistema), en cuanto al requisito de la objetividad, la declaración unilateral del propio trabajador interesado no invalida en ningún momento esa objetividad.

Razona el Supremo que “es difícil imaginar un sistema de registro horario que no exija al trabajador la realización de una determinada acción al inicio y finalización de su jornada, en el momento de tomarse un tiempo para el descanso o las comidas, al entrar o salir del centro de trabajo, en fin, para dejar constancia de cualquier posible interrupción de la actividad laboral que no deba calificarse como tiempo efectivo de trabajo según las normas legales o convencionales aplicables”.

Y esto es así ya consista el registro en accionar alguna clase de dispositivo mecánico o informatizado, usar tarjetas de fichaje, marcar unas claves, acceder con sus huellas dactilares, o cualquier otro mecanismo o herramienta que pudiere ser utilizada a tal efecto.

Horas extras y ausencia de registro: la carga de la empresa recae en la empresa

Las empresas están obligadas a realizar el registro diario de jornada de todos sus trabajadores. Por tanto, si se incumple esta obligación y el trabajador reclama el pago de horas extras, la carga de la prueba recae en la empresa (STSJ de Cataluña de 26 de junio de 2023, estima el recurso interpuesto por el trabajador, reconociendo la realización por parte del trabajador de 1.250,50 horas extras, condenando a la empresa a abonar la suma de 15.212,50 euros, más el 10% de interés por mora).

Razona la sentencia que la llevanza de registro horario constituye una obligación legalmente establecida para el empleador, no pudiendo redundar en su beneficio -dejando sin prueba al trabajador demandante- el incumplimiento de esta obligación legal y, por tanto, correspondiendo al demandado la carga de la prueba en cuanto al horario realmente trabajado.

¿Trabajador a tiempo completo o parcial?: si no hay registro, la carga de la prueba recae en la empresa

En la misma línea que en materia de horas extras (pero en el caso de un trabajador contratado a tiempo parcial), el TSJ de Galicia ha sentenciado que si no hay registro de jornada, se presume que el trabajador está a jornada completa y no parcial, salvo que la empresa pueda acreditar que realmente el trabajador estaba haciendo una jornada parcial (STSJ de Galicia de 6 de febrero de 2023, ratifica lo sentenciado por el JS).

Sentencia el TSJ que “no cabe entender en ningún caso que es quien trabaja a tiempo parcial quien debe probar que hace jornada completa ante el incumplimiento empresarial de la obligación de registro cuando la norma está diciendo justo lo contrario”.

Y en el caso concreto enjuiciado, “ninguna de las circunstancias alegadas por la empresa demuestra que la trabajadora realizaba una jornada inferior a la completa que, ante la ausencia de registros horarios, se presume realizada. Entenderlo de otra manera sería tanto como considerar que quien trabaja a tiempo parcial debe probar la completud de la jornada ante el incumplimiento empresarial de la obligación de registro, cuando es que la norma está diciendo lo contrario”.

El registro de jornada como prueba para sancionar (e incluso despedir) a los trabajadores

¿Se puede utilizar el registro de jornada para sancionar a los trabajadores, llegando incluso al despido disciplinario? Sí, aunque lo que no cabe es un “despido sorpresivo” (es decir, si la empresa no ha venido sancionando incumplimientos de horario y jornada, lo que luego no puede es “despedir” sorpresivamente, al ser el despido la sanción mas grave que se puede imponer a un trabajador.

Hecha esta consideración sobre el “despido sorpresivo”, hay que partir del hecho de que el registro de jornada es una obligación para la empresa pero opera para las dos partes, lo que significa que la empresa también puede utilizarlo para sancionar incumplimientos, llegando incluso al despido disciplinario.

Ya tenemos diversas sentencias al respecto (sanciones, descuentos en nómina…):

Cabe descontar los retrasos en nómina. El Tribunal Supremo ha sentenciado expresamente que cabe descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada. Es lícito y no constituye una multa de haber (sent. del TS de 27 de mayo de 2021; caso alusivo al sector de contact center).
Despido en teletrabajo por falsear los fichajes. Se declara procedente el despido disciplinario de un trabajador (situación de teletrabajo) que fichaba horas cuando en realidad no estaba trabajando (prueba de detectives; trasgresión de la buena fe contractual y abuso de confianza) (STSJ de Madrid de 18 de julio de 2022).
Despido de trabajador (sector limpieza) por falsear los cuadrantes horarios. Despido procedente (consignar horarios falseados, fichando horas de trabajo que en realidad no hacía. Prueba de detectives) (STSJ de Madrid de 22 de septiembre de 2022).

Ahora bien, en lo que respecta a sancionar por ejemplo retrasos o inasistencias, hay que tener en cuenta que no caben los “despidos sorpresivos”. Si no se ha sancionado previamente al trabajador por sus retrasos y/o faltas de asistencia, no cabe luego despedir disciplinariamente (STJS de Asturias de 28 de julio de 2022 (176 faltas de puntualidad. Despido improcedente al tratarse de un «despido sorpresivo»).

Por otro lado, si el sistema de fichaje no es fiable o tiene errores y la empresa despide a un trabajador por incumplimientos en el horario, el despido también será declarado improcedente. Y no cabe alegar como causa de despido el hecho de que el trabajador no ponga en conocimiento de la empresa los errores del sistema, ya que es la empresa la responsable de asegurar que el sistema de registro de jornada es fiable y funciona correctamente (sentencia del TSJ de Madrid de 12 de julio de 2019).

Normativa y jurisprudencia

Estatuto de los Trabajadores. Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (Art. 34.9 y 35)
Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia.
LISOS. Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
Criterio Técnico 109/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada
Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de la Unión Europea (TJUE), de 14 de mayo de 2019, C-55/2018.
Sentencia del Tribunal Supremo de 18/01/2023. Nº de Recurso: 78/2021. Nº de Resolución: 41/2023
Sentencia del Tribunal Supremo de 27/05/2021. Nº de Recurso: 182/2019. Nº de Resolución: 582/2021
Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña de fecha 26/06/2023 Nº de Recurso: 6558/2022 Nº de Resolución: 4056/2023
Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia de 06/02/2023 Nº de Recurso: 1560/2022 Nº de Resolución: 651/2023
Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de fecha: 18/07/2022 Nº de Recurso: 360/2022 Nº de Resolución: 436/2022
Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de fecha 22/09/2022 Nº de Recurso: 400/2022 Nº de Resolución: 509/2022

Fuente: https://www.economistjurist.es